Der Online Check-In via Meldeschein erlaubt es deinen Gästen ihre persönlichen Daten bereits vor ihrem Aufenthalt zu erfassen und somit unnötige Wartezeit vor Ort zu vermeiden.
Die Digitalisierung hat einen immer grösseren Einfluss auf unseren Alltag. Und so auch auf das Gastgewerbe. Neue Technologien helfen dir dabei bestehende Prozesse zu vereinfachen und das Gasterlebnis zu verbessern.
Was sind die Vorteile vom neuen Meldeschein für dein Hotel?
Das online Check-In bringt viele Vorteile mit sich, sowohl für dich als auch für deine Gäste.
- Deine Gäste kommen am Check-In meist nach einer längeren Reise an. ?
- Oftmals nachdem sie bereits am Flughafen in der Schlange stehen und auf ihr Gepäck warten mussten. ?
- Das Letzte das man nach Ankunft in der ausgewählten Unterkunft tun möchte, ist in einer weiteren Schlange zu stehen, seine Unterlagen mühsam aus dem Gepäck zu kramen und lange, unverständliche Formulare auszufüllen. ?
Der online Check-In Prozess verkürzt diese Wartezeit an der Rezeption, weil der Grossteil des Papierkrams bereits automatisiert wurde. Weiterhin werden allfällige Unsicherheiten vor Ort vermieden, weil der Gast bereits vorab alle Details zur Reservation bestätigt hat.
Wurde die ganze Papierarbeit erst einmal digitalisiert, wird die Ankunft deiner Gäste viel entspannter. Das heisst natürlich nicht, dass die Rezeption komplett weggelassen werden kann oder soll, sondern vielmehr, dass die Interaktion mit deinen Gästen positiv verändert werden kann.
Anstatt in ein Tablet oder einen Computer Bildschirm starren zu müssen, hat die Rezeption nun ausreichend Zeit um deine Gäste zu begrüssen, Fragen zu beantworten und dem Empfang einen persönlichen Touch zu verleihen. Deine Gäste müssen sich so also selbst beim betreten einer sehr belebten Lobby, keine Sorgen mehr machen. ?
Wie funktioniert das Online Check-In mit dem neuen Meldeschein?
Über den Link deinmyconcierge.guestservices.ch/register, den du am einfachsten in den Pre-Stay Mailings an deine Gäste kommunizierst, gelangen deine Gäste auf das Formular für den digitalen Meldeschein. Dort können sie ihre Kontaktinformationen eingeben, ihren Ausweis oder Reisepass anhängen und eine digitale Unterschrift zur Bestätigung hinterlegen. Und in nur wenigen Schritten werden so bereits vor dem Aufenthalt alle benötigten Daten erfasst. Ganz einfach!
Übersicht: Meldescheine
Die ausgefüllten Meldescheine findest du im myConcierge-Adminbereich im Abschnitt Gäste. Dieser Bereich, und alle dazugehörigen Funktionen, steht nur Benutzern mit der Rolle Admin zur Verfügung. (Wie du deine Benutzer und Rollen verwalten kannst, erfährst du in unserem letzten Blogbeitrag.)
In der Übersicht hast du die Möglichkeit, eine Liste der eingegangenen Meldescheine entweder als CSV oder als PDF zu exportieren. Klicke dafür ganz einfach auf Exportieren oder PDF generieren. Mit einem Klick auf Zum Check-In Formular, gelangst du zum Formular für den digitalen Meldeschein.
Einzelansicht: Meldeschein
Mit einem Klick auf einen Meldeschein aus der Übersicht, gelangst du zur Einzelansicht. Dort hast du die Möglichkeit noch einmal alle Daten des Gasts zu überprüfen, inklusive digitaler Unterschrift und angehängtem Ausweis.
Solltest du den Meldeschein in Papierform oder als PDF benötigen, kannst du in der Einzelansicht oben auf PDF generieren klicken und den dadurch generierten Meldeschein bequem zu deinen Unterlagen hinzufügen. Auch von hier aus gelangst du mit einem Klick auf Zum Check-In Formular zum digitalen Meldeschein für deine Gäste.
Ausblick und Weiterentwicklung
Die Integration des digitalen Check-Ins via Meldeschein bringt viele neue Möglichkeit für die Verbesserung des Gasterlebnisses mit sich. Wir haben uns bereits einige Gedanken dazu gemacht, wie der Meldeschein in Zukunft erweitert werden könnte:
- Zusatzverkäufe
- Integration in dein bestehendes PMS
- Direkte Änderungswünsche zur Buchung
- Automatische Buchungsbestätigung
Dies sind nur ein paar Beispiele der vielen Möglichkeiten die wir uns dazu bereits notiert haben. Wichtig ist: Der erste Eindruck zählt, auch für dein Hotel. Der Meldeschein bietet die Grundlage dafür, den Gast bereits vor dem Aufenthalt auf Ausflugstipps, Events, personalisiert Angebote und Services aufmerksam zu machen.
Was denkst du dazu? Hast du weitere Ideen für uns? Wenn ja, sende uns dein Feedback wie immer an info@myconcierge.ch. Wir freuen uns darauf!